Databehandler:
Sport og Profil Odense
Dataansvarlig:
Kunde ved Sport og Profil Odense
Denne databehandleraftale træder i kraft den 25. maj 2018 og fastsætter de roller og forpligtelser,
der gælder, når Sport og Profil Odense behandler personoplysninger, der er omfattet af GDPR på vegne af
kunden i forbindelse med kredit købte varer ved Dalum Blomster (bestilte/købte varer betalt via
faktura/web shop).
2.1 Privatkunde
Som privatkunde ved Sport og Profil Odense vil du være registreret med:
Navn
Adresse
Telefon
købshistorik
2.2 Virksomhed
Som virksomhedskunde ved Sport og Profil Odense vil du være registreret med:
Firmanavn og CVR nummer
Kontaktperson/evt. bogholderi kontaktperson
Firmaadresse
Telefon
EAN nummer (såfremt det anvendes)
købshistorik
(Købshistorik består af historiske fakturer på købte varer)
2.3 Placeringen af de registrerede data
Sport og Profil Odense anvender regnskabsprogrammet e-Conomic som er et online bogføringsprogram
for mindre og mellemstore virksomheder. Det er heri at ovenstående data er registreret.
2.4 Registreringens varighed
Som kunde ved Sport og Profil Odense registreres du i regnskabsprogrammet første gang kunden bestiller
/ køber varer der udløser en faktura. Kunden forbliver registreret, indtil kunden selv ønsker at blive slettet.
De registrerede data anvendes udelukkende til tilbudsgivning/ fakturering af bestilte / købte varer Profiltøj-reklame artikler og sportsudstyr som er i sortimentet igennem det i afsnit 2.3 nævnte regnskabsprogram.
En faktura på kundens indkøb udfærdiges i regnskabsprogrammet e-Conomic og afsendes til kunden enten via mail eller EAN.
3.1 varigheden af behandlingen
Selve behandlingen af kundens data pågår kun i den proces der pågår ved udfærdigelse af en
Tilbud/ordrebekræftelser/faktura på bestilte / købte varer.
4.1 Teknisk sikkerhed
Sport og Profil Odense anvender krypterede Internetforbindelse til regnskabsprogram og har behørig login og password politik.
Selve databehandlingen forgår på PC med behørig beskyttelse af antivirus og firewall. Der arbejdes
kun på internt privat netværk.
4.2 Fysisk sikkerhed
Sport og Profil Odense anvender gængse tyverialarmer. Der forefindes INGEN papirer på kundens data –udelukkende digitalt. Data er KUN lagret i regnskabsprogrammet e-Conomic.
Dog kan der ligge gamle færdig tilbud/ordrebekræftelser på erhvervskunder , men som også er reg. – i economic , da disse bruges som kladder indtil ordren er færdigbehandlet i bacoffice.de indeholder ingen følsomme data.
4.3 Organisatorisk sikkerhed
Kun personale med relevante funktioner har login og adgang til kundens data i regnskabsprogrammet
Ved kendskab til et brud på persondatasikkerheden, der berører personoplysninger, der behandles
på vegne af kunden, skal Sport og Profil Odense underrette kunden uden unødig forsinkelse og yde rimeligt samarbejde, som kunden måtte kræve for at opfylde eventuelle indberetningsforpligtelser til datatilsynet i forbindelse med brud på persondatasikkerheden
Sport og Profil Odense skal træffe rimeligt nødvendige foranstaltninger eller handlinger for at afhjælpe eller afbøde virkningerne af et brud på persondatasikkerheden, og skal holde kunden orienteret om
alle væsentlige udviklinger i forbindelse med bruddet på persondatasikkerheden.
Ved handel med Sport og Profil Odense accepterer kunden automatisk, at Sport og Profil Odense kan gemme og behandle de registrerede person og virksomhedsoplysninger ved underdatabehandleren e-Conomic.
Uanset kundens samtykke til underdatabehandlerne, skal Sport og Profil Odense give et rimeligt varsel til kunden om brugen af eventuel ny underdatabehandler, og hvor kunden gør indsigelse mod den nye underdatabehandler skal dette forsøges mindeligt afklaret, ellers er kunden fuldt ud berettiget til at få fjernet samtlige registreringer – dette uden omkostning for kunden. Se dog afsnit 7.3
6.1 Vilkår for underdatabehandlere.
Sport og Profil Odense skal indgå en kontrakt med eventuel underdatabehandler, der kræver, at
underdatabehandleren beskytter personoplysningerne i henhold til denne databehandleraftale til
de standarder, der kræves i henhold til gældende databeskyttelseslove.
6.2 Øvrige behandlere eller andre overførsler
Sport og Profil Odense må ikke lagre eller anvende de registrerede data på andre medier end det
dataarkiv stillet til rådighed i e-Conomic. Lagring på flytbare medier vil ikke finde sted
6.3 Databehandleraftale med underdatabehandler
Sport og Profil Odense har indgået en databehandleraftale med e-Conomic. Aftalen sikrer at e-Conomic overholder alle deres forpligtelser jf. gældende regler med henblik på efterlevelse af artikel 28, stk.
3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016
Denne aftale kan på kundens forlangende udleveres. Skriv til MICHAEL@SPORTOGPROFIL.DK
Kunden kan til hver en tid få oplyst hvad der er registreret af oplysninger på kunden selv
7.2 Rettelser
Kunden kan til hver en tid få rettet urigtige og ukorrekte oplysninger på kunden som måtte være registreret
ved Sport og Profil Odense
7.3 Sletning
Kunden kan til hver en tid forlange alle registrerede data slettet ved Sport og Profil Odense
Dette dog kun så længde der ikke er noget regnskabsmæssigt udestående mellem kunde og Sport og Profil Odense eller at indeværende regnskabsår endnu ikke er afsluttet.
(den/de på kunden dannede fakturaer, skal jf. skattelovgivningen ligge til grund for virksomhedens
regnskabsaflæggelse)
Alle ovenstående handlinger (oplysning, rettelser og sletning) skal fremsendes som forespørgsel på mailadressen MICHAEL@SPORTOGPROFIL.DK og Sport og Profil Odense vil indenfor to hele arbejdsdage behandle og besvare kundens henvendelse.
